Курсовая работа по документационному обеспечению на тему Общие требования к языку и стилю управленческих документов

В процессе совершенствования управления документами важно учитывать внешние и внутренние условия и факторы. При этом внешние факторы, способные существенно сократить документопотоки, напрямую связаны с уменьшением объема и источников информации, генерируемой для решения задач управленческой деятельности. Для этого можно было бы провести мониторинг основных и дополнительных функций, выделенных в настоящее время в ведение внутреннего секретариата, выявить и проанализировать те из них, которые не являются специфическими для министерства, и создать механизмы их перераспределения (передачи по полномочиям). Децентрализация управления, то есть передача управленческих функций с регионального на районный (низовой) уровень, также имеет большой потенциал. Важную роль играют организационно – правовые механизмы, ускоряющие все стадии документооборота и устраняющие дублирующие транзитные этапы (регистрация, обработка документов, оформление, согласование). Это позволяет значительно рационализировать трудовую деятельность. Опять же, рассматриваемый вопрос относится и к электронным потокам документов, поскольку существует ценность в ускорении процесса рассмотрения и утверждения документов за счет устранения дублирующих звеньев. Имеющаяся потребность в совершенствовании нормативно – правового инструментария ставит перед нами задачу рассмотрения отдельных проблем взаимодействия с общественными объединениями в условиях активного внедрения информационных технологий.
Актуальность темы курсовой работы. Управление документами является одной из составляющих процессов управления и принятия решений и оказывает решающее влияние на эффективность и качество управления организацией в целом. В настоящее время для большинства российских организаций характерно отсутствие или относительно низкий уровень упорядоченной системы управления документами. По мере роста организаций вопрос эффективного документационного обеспечения управления бизнесом становится все более актуальным. В условиях открытой бизнес – среды решение проблемы управления документами в организации позволяет целенаправленно формировать информационные ресурсы и обеспечивать их эффективное использование. В связи с этим для более эффективной работы необходимо интегрировать основные правила регистрации и ведения контролируемых документов.
В самом общем виде, независимо от типа редактируемого текста, всегда важны задачи повышения информационной емкости документа, соответствия установленным или предписанным нормам, устранения фонетических и грамматических ошибок и придания жанру текста определенности по лексическим, грамматическим, структурным и техническим параметрам. Оптимизация этого процесса особенно важна для повышения эффективности работы руководящих органов. Оптимизация производства официальных документов требует знания определенных правил и норм, а также специфики официальных документов. Высокий уровень развития науки помогает как можно глубже затронуть эту тему. Характер деятельности редактора и различные алгоритмы вычитки текстов, рассмотренные в библиографии, помогают наилучшим образом разобраться в этом вопросе.
Цель курсовой работы – изучить общие требования к языку и стилю управленческих документов.
Для достижения цели, необходимо решить следующие задачи:
изучить правовые требования к языку и стилю управленческой деятельности;
рассмотреть общие положения о языковых нормах;
ознакомиться со спецификой языка управленческих документов;
определить понятия «официально-деловой стиль» в управленческих документах.
Теоретическую основу исследования общих требований к языку и стилю управленческих документов составляют: фундаментальные труды по функциональной стилистике, которые рассматривают официально-деловой стиль как один из книжных стилей современного русского литературного языка. К таким трудам относятся, например, «Проблемы русской стилистики» В. В. Виноградова, «Практическая стилистика» Д. Э. Розенталя, «Практическая стилистика русского языка и литературное редактирование» М. П. Сенкевич, «К основаниям функциональной стилистики» и «Стилистика русского языка» М. Н. Кожиной, а также законодательно-правовые акты, государственные стандарты, нормативные и методические материалы. Они содержат регламентацию текстовых норм создания документов. Также к теоретической основе относятся работы, посвящённые нормам составления и правки служебных документов различных типов (Л. В. Рахманина, М. В. Колтуновой, Н. Н. Куняевой, Э. А. Бардаевой) и стилистике, рассматривающей функционирование языка в сфере делового общения (М. Н. Кожиной, М. В. Колтуновой, Н. В. Муравьёвой и других).


1 Правовые требования к языку и стилю управленческих документов

1.1 Общие положения о языковых нормах и стилю управленческих документов

Разнообразие языков, используемых в той или иной сфере человеческой деятельности, называется лингвистическим стилем [1, с. 102].
Стиль – это функциональная разновидность языка. Это система языковых единиц, их выбор и способ употребления, обусловленные социальной задачей речевого общения в той или иной сфере человеческой деятельности (наука, техника, журналистика, юриспруденция, художественная литература, делопроизводство).
В публичной сфере общения используются общественно – деловые стили. В средствах массовой информации в целях пропаганды и агитации используется публицистический стиль, в науке – научный стиль, в общении – литературные просторечия, бытовая речь, разговорная речь и другие языковые разновидности.
Практически каждый стиль представляет собой сложное языковое явление и включает в себя подстили (разновидности, обладающие специфическими признаками и отличающиеся друг от друга). Официально-деловой стиль включает в себя подстили дипломатической, законодательной, судебной и управленческой документации, а также деловой стиль [1, с. 108].
Лингвисты различают общелитературные нормы и стилистические или функциональные нормы. Общелитературные нормы – это общепринятые правила литературного языка. Стилистические нормы – это правила использования языковых средств в том или ином функциональном стиле. В каждом функциональном стиле существуют свои нормы, которые могут быть уместны в одном стиле, но совершенно неприемлемы в другом.
Нарушение норм признается языковой ошибкой. Естественно, культура делового общения предполагает владение стилистическими нормами, а также общими стилистическими нормами [1, с. 230].
Особенности делового стиля, присущие ему характеристики, стилистические нормы данного вида языка сформировались под влиянием условий, в которых происходит письменное деловое общение. Условия эти следующие:
участниками делового общения являются преимущественно юридические лица: организации, учреждения и предприятия, представителями которых являются руководители и другой персонал, действующий от их имени;
характер и содержание межорганизационной информации достаточно строго регламентированы;
предметом делового общения является деятельность организации (например, управленческая, производственная, экономическая, научно – техническая);
в большинстве случаев управленческие документы предназначены для конкретного адресата;
большинство ситуаций, возникающих в деятельности организации и требующих документирования, имеют однотипную повторяемость [2].
Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного обмена информацией в сфере управления информация должна обладать определенными характеристиками:
она должна быть публичной. Это подчеркивает деловую основу отношений, их безличный характер и указывает на определенную дистанцию между участниками делового общения;
управленческие документы всегда адресованы конкретному адресату (должностному лицу, организации, организационной группе);
документы должны содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент для принятия эффективных управленческих решений или использования в управленческой деятельности;
объективными и достоверными, поскольку эффективные управленческие действия требуют непредвзятой и беспристрастной оценки событий, фактов и явлений;
убедительность и обоснованность. Ведь задача делового общения – побудить (или не побудить) адресата к совершению того или иного действия;
полной или достаточной для принятия обоснованных деловых решений.
Недостаточная информация может привести к необходимости запрашивать дополнительную информацию или готовить переписку, что может привести к неоправданной потере времени и денег [2].
Деловые стили имеют специфические черты, которые отличают их от других стилей языка (например, научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы) (рисунок 1.1).



Рисунок 1.1 – Отличительные черты делового стиля речи

Нормой в публичном деловом общении является нейтральный тон изложения [3, с. 54].